Document Management System (DMS)

Document Management System (DMS) is een begrip binnen de industriële digitalisering en softwaremodules & integratie.

Definitie

Document Management System (DMS) is een softwareoplossing die organisaties helpt bij het digitaal opslaan, organiseren, beheren en delen van documenten en bestanden. Een DMS biedt gecentraliseerde controle over documentcreatie, -bewerking, -versiebeheer en -archivering. In de metaalindustrie is een DMS essentieel voor het beheren van technische tekeningen, kwaliteitsdocumenten, werkstromen, certificaten en compliance documentatie.

Kenmerken

1. Centralized Storage & Organization

Repository Management: Gecentraliseerde opslag van alle bedrijfsdocumenten
Folder Structures: Hiërarchische organisatie met mappen en submappen
Metadata Tagging: Toevoegen van descriptieve tags voor betere zoekfunctionaliteit
File Format Support: Ondersteuning voor diverse bestandsformaten (PDF, CAD, Office)

2. Version Control & Collaboration

Document Versioning: Automatisch bijhouden van documentversies en wijzigingen
Check-in/Check-out: Preventie van gelijktijdige bewerkingen en conflicten
Collaborative Editing: Meerdere gebruikers kunnen tegelijkertijd samenwerken
Revision History: Volledige audit trail van alle wijzigingen

3. Access Control & Security

User Permissions: Granulaire toegangsrechten per document en map
Role-based Access: Toegang gebaseerd op functie en verantwoordelijkheden
Encryption: Beveiligde opslag met encryptie at rest en in transit
Digital Signatures: Elektronische ondertekening voor authentificatie

4. Workflow & Approval

Review Workflows: Geautomatiseerde documentgoedkeuringsprocessen
Notification Systems: Automatische alerts voor deadlines en acties
Task Assignment: Toewijzing van review en approval taken
Status Tracking: Real-time inzicht in documentstatus en voortgang

Toepassing

1. Technical Documentation

Engineering Drawings: Beheer van CAD-tekeningen, schema’s en technische specificaties
Work Instructions: Centrale opslag van werkstromen en operationele procedures
Maintenance Manuals: Documentatie voor onderhoud en reparatie van equipment
Safety Documents: MSDS-bladen, veiligheidsprocedures en risico-analyses

2. Quality Management

Quality Manuals: QMS-documentatie volgens ISO 9001 standaarden
Inspection Reports: Opslag van kwaliteitscontrolerapporten en testresultaten
Calibration Certificates: Beheer van ijkcertificaten en validatiedocumenten
Corrective Action Records: Documentatie van verbeteracties en follow-up

3. Compliance & Regulatory

Certification Documents: Beheer van product- en procescertificaten
Audit Documentation: Voorbereiding en archivering van audit materialen
Regulatory Submissions: Documentatie voor regulatory compliance
Contract Management: Opslag en beheer van leveranciers- en klantencontracten

4. Project Documentation

Project Plans: Centrale opslag van projectdocumentatie en deliverables
Change Orders: Beheer van engineering change orders (ECO’s)
Meeting Minutes: Archivering van vergadernotulen en besluitvorming
Correspondence: E-mail en communicatie archivering

5. Human Resources

Training Records: Documentatie van medewerkerstraining en certificering
Personnel Files: Veilige opslag van personeelsdossiers
Policies & Procedures: Bedrijfsbeleid en HR-procedures
Performance Reviews: Jaarlijkse evaluaties en ontwikkelplannen

Gerelateerde begrippen

Content & Document Management:

Workflow & Process:

Quality & Compliance:

Technical Integration:

Bronnen

Microsoft SharePoint: Enterprise document management binnen Microsoft ecosysteem
Google Workspace: Cloud-based document collaboration en opslag
Dropbox Business: Cloud storage met advanced sharing en security features
Box: Enterprise content management met workflow automation
Alfresco: Open source enterprise content management platform
M-Files: Metadata-driven document management systeem

← Terug naar Softwaremodules & Integratie kaart

Kompas

Verkenner